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VPO 订单管理手册,怎么做好订单管理?


订单管理

我们系统的订单管理,应该叫供应商的下单管理,就是vedor PO。当时没有及时的改名,用久了也影响了很多人,也习惯了,改的难度就大了,所以这里特别说明一下。

订单管理功能,并不是客户下单以后你才去写,我一般在有六七成把握的时候就会写,利用系统工具提供的一些小帮助,帮我计算提成各项费用以及提醒,换句话说,我把订单管理功能当做我的工具使用,而并不只是记录而已,万一没有接到订单,就改天再改成其他的记录就可以了。

我们的下单记录包含很多部分,规格部分,成本明细,采购部分,时程部分,还有物流数据,还有潘通号的数码颜色检验工具。

当然最重要的部分是规格跟钱的部分,还有业务员关心的提成部分,这些都可以明明白白的写在里面。

一个下单记录是对一个采购供应商,所以有可能客户一张订单,因为不同的采购单位,我们会做好几个下单记录。不过大部分都是一张订单一个采购单。

如果你知道下单记录,也可以转换成客户营销推广材料的话,这个功用就更是大大的提升了。就像我们平常常常跟人家说我们做过什么什么之类的,其实只要把它转化一下,就变成社交的材料了,这里就先不介绍。

低于25%毛利率我们会用红色提示。

工作图片可以用来制作客户营销或社交的推广材料。

下单记录页面

订单编号各公司都有自己的规定,这里不特别说明。

红色的字是系统对有可能有错误部分的温馨提示。

大部分的情况工厂账号信息都是由系统自动带出来的,我们大家都可以偷懒一下,又不容易犯错。

系统会自动计算一些平均数字,提供我们参考,提供双重审核是否有错误。还有一个技巧就是业务员应该去培养单位成本与单位数字的观念,经常去看它(如上图),让心中常常有一个数据标准,以后在跟客户谈判的时候,你的反应会很快。

这里最重要的地方是几月几号需要付什么钱?在准备下单数据的时候就应该把它规划好,以后的财务人员就是依据这个预估来准备资金,来付款。

这些数据写完之后,毛利率与未来的提成就会非常的清楚,最重要的是他在下单的当下就很清楚,当订单生产当中有任何费用的变化时,业务员都可以提早处理,这是最重要的观念

在成本控制之下,毛利率增加的情况下,业务员都会很高兴。

填写下单记录资料到时候,一定不要偷懒,否则后来会后悔的。

我们系统提供了分工与业务员独立完成所有工作的弹性,也影响到提成部分,但是在关帐以前写正确就可以了,下单当时提成比例可以先用公司设置的默认值,现在把负责人填好就可以。

下单之前要对美工图跟打样图要严格审核通常出行都发生在这里,不要事后去补资料。

数码的颜色检查,最好要用我们的工具去做,免得有色差。这里可以参考方子

什么是spot color?

采购单按钮是采购人员用的,在主管审核可以后,由系统自动产生采购excel表,可以发给工厂。

申请下单按钮是业务员用的,用来写下单申请的邮件,系统会带出一些默认的文字表格,这样操作比较简单。

业务员准备好了以后,可以按下单申请写邮件了。


前面的说明应该已经足够聪明的你了,这些都是作者日常生活中的笔记以及内部员工分享使用,所以分享不太花时间。

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