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付款管理,费用管理与入账管理手册


付款管理

付款管理指的是订单的各项采购成本部分的支付工作

用我们的系统可以降低表单的使用,平时只要用邮件往来即可,邮件实际上也等于保留了存根,而且可以非常方便的查询。

财务负责人依据主管的审核来付款,记得下单记录里面一定要有工厂回签的合同比较安全。

依据系统预估来付,付完以后更新一下系统,填上你实付的金额,这个应该非常直观。

上图,没有实际付款日就表示还没付款。

当然啦,业务员下单不预估成本时间,你就不要被他突然的催促,那是粗鲁的行为,依据系统规划做事,财务工作才不会乱。

如果确实执行下单流程的纪律的话,应该也不会发生这种需要付款的时候才填写的事情。

入出账管理

账务的管理就像银行账户一样,以单独的账户观念来管理,哪个账户有进账就记录一笔,有出账也记录一笔,然后每一次有变动时就像银行发短信一样,发个邮件或者到公司群里面做通知,让业务员认领就可以了,这关系大家的提成,业务员一定不会糊涂到不认领。

比如这样通知,今天有三笔入账,请业务员去入账系统认领,关联到自己的下单记录去。

入账记录的要点如下,

记得存底一下,有保留证据的习惯,抄文字比如短信息,抄到备注里面或截图上传到系统都可以。

以后用系统去找查找哪个账户里面还有多少钱就会很方便。我们更常用的是查找客户的历史入账记录,看看有没有多余的钱在我们这里或者有欠他们钱。

快速查某个客户的订单记录与进出帐的记录是很爽的事情,老板不用麻烦处理,也尽量不要叫助理做这些调资料的事情

费用管理

非成本类的其他费用,在会计上就叫做费用,系统里面则用费用管理,依然依然用邮件来跑申请流程做签核动作。

最常用的是费用报销,薪水与提成的申请。我们的做法是每个人自己填自己的费用,然后用邮件提出申请,然后主管审核后由财务支付。

自己申请自己需要的费用与提成,这样大家才会有激情,这是我们的思维想法。

看个小组长申请工资的例子吧,

看看主题,看看称谓,看看审批回复,千万不要学习去发这种对象已审批人不同的邮件,好奇怪的逻辑。


前面的说明应该已经足够聪明的你了,这些都是作者日常生活中的笔记以及内部员工分享使用,所以分享不太花时间。

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