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系统下单数据与审核要点


系统下单数据与审核要点

基于 One data in one place and one entry 的你现代化道理。

数据源在第一时间就由承办负责人员自己本身小心仔细的输入,而且在第一时间就输入,这样才是最正确的,这具有未来性的操作办法。往后也就不必再发生数据传递,不同人的重复输入,彼此之间的重复核对等等的多余工作。

对于外贸公司来说,订单就是基础,而这些订单的数据源大概有以下几个,

  1. 发票与客户(订单前就在谈的)
  2. 入账(接单当下收钱)
  3. 业务员认领(入账与发票)
  4. 下单与工厂(跟供应商下单采购生产)

对于一张订单,我们关心的重点有,

财务付款前,只要依据我们这个审核要点来查核业务员的下单付款,很多状况主管和业务员都可以事先明白了解并且想办法加以控制


发票与客户

接单前这两个数据应该都有了,下单申请时我们只要点击相关按钮做确认就好。

确认客户是否建档?

邮箱地址,客户姓名,公司名,公司地址,公司网站。

确认发票建立


入账

财务人员收到款项以后建立一笔入账记录,并发一个通知给业务员群,让他们认领。

业务员收到财务人员的入账通知以后,如果确认是我们订单客户的钱后,业务员需要把入账编号关联到发票记录里面。如下图:


订单下单

建立修正工厂数据

联络人信息,工厂信息,银行信息

建立订单下单记录,申请下单

业务员申请下单了就意味着准备要给供应商付钱,不论是付定金还是全额付款,在付款之前,都需要把订单系统里面订单数据完善好,才能申请下单。

下面是我们需要完善订单数据:


确认订单归属哪边;
业务分组;
结案日期,必须要预估计划的一个日期。

准备写邮件申请下单付工厂钱之前,订单系统中要完成下面:

必准备好录入到系统,以作记录,对公司和工厂都是一个保证。当然也有特殊情况,比如大货是直接在网上买的现货,没有准确的美工图,可以截取产品图片和购买凭证信息截取进来,以作记录。

成本的数据填写,其中要注意的是:

而这个最重要的提示是所有成本都是正确的,但是一算出来,明显是亏的话,那我们还能做吗?不要因为收了客户的钱,就必须的做吗?我们是否有把钱退还给客户的勇气。

总之,尽早处理还有补救的机会。

行销人员表示该询盘是哪边来的,就填哪边; 业务人员,采购人员,跟单人员和厂商开发人都要明确写出来。

其中提成比率是根据角色不同,合作方式不同,相应的比率有所不同。


  出货前给客户看大货图,出状况还可以补救,或到了国外客户再有意见就没机会补救了。

以上内容基本上就是下单申请要明白和填写的数据资料,请大家在操作订单的时候务必填写好,养成一个好习惯。


前面的说明应该已经足够聪明的你了,这些都是作者日常生活中的笔记以及内部员工分享使用,所以分享不太花时间。

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