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系统下单数据与审核要点

系统下单数据与审核要点

基于 One data in one place and one entry (一份数据由一个人在同一个地点输入。)的现代化道理。这样才不至于要对账,不同步的错误。还有不及时。传统的毛利润率与提成就是因为不及时不同步还要不断对账,所以都要事后很久才能得到信息。

数据源在第一时间就由承办负责人员自己本身小心仔细的输入,而且在第一时间就输入,这样才是最正确的,这具有未来性的操作办法。往后也就不必再发生数据传递,不同人的重复输入,彼此之间的重复核对等等的多余工作。

对于外贸公司来说,订单就是基础,而这些订单的数据源大概有以下几个,

  1. 发票与客户(订单前就在谈的,业务员)
  2. 入账(接单当下收钱,财务)
  3. 业务员认领(入账与发票,业务员)
  4. 下单与工厂(跟供应商下单采购生产,业务员)
  5. 包装出货(打包仓库)

对于一张订单,我们关心的重点有,

财务付款前,只要依据我们这个审核要点来查核业务员的下单付款,很多状况主管和业务员都可以事先明白了解并且想办法加以控制


发票与客户

接单前这两个数据应该都有了,业务员一定会先新增这笔客户记录,也新增了一笔发票记录,下单申请时我们只要点击相关按钮做确认就好。以后我们会很清楚的知道这位客户跟我们下过多少订单?买过什什么产品?后面做跟进,做后续销售会非常的方便。

确认客户是否建档?

邮箱地址,客户姓名,公司名,公司地址,公司网站。

有了这些客户的基本信息,我们做社交调研,就会非常的方便。订单都是做出来的,所以客户信息好好的整理,回报是很高的。

确认发票建立

发票的明细的买卖一条一条的把它记录清楚。不管是买哪些产品?有什么开模费呀,银行费用啊,甚至于什么提成都把它记录清楚。以后客户到底买过什么产品啊?连接档产品库看看图片与说明,也都会相当的清楚。特别适合那种续单的处理。

外贸续单真的赚的比较轻松。

 

客户如果把他们公司的订单文件发给我们,就要保存在这里。通常是pdf或者是words。

 


入账

财务人员收到款项以后建立一笔入账记录,并发一个通知给业务员群,让他们认领。每一笔入账都会有一笔入账编号跟入账的明细。业务员自己会去判断评估。

业务员收到财务人员的入账通知以后,如果确认是我们订单客户的钱后,业务员需要把入账编号关联到发票记录里面。如下图:

 

认领之后就会互相关联。发票关联采购订单订单关联发票。这种信息关联在一起会非常的清楚。如上图所示。

 


采购订单下单

建立与修改工厂数据

联络人信息,工厂信息,银行信息。

先建立工厂的的信息,因为我们开始要做采购订单要跟他们买产品。建立工厂的概念应该是建立供应圈子,因为我们希望透过他们的大力支持,未来他们的产品让我们做到很多的生意。

建立采购订单下单记录,申请下单

业务员申请下单了就意味着准备要给供应商付钱,不论是付定金还是全额付款,在付款之前,都需要把订单系统里面订单数据完善好,才能申请下单。

什么叫做数据完善呢?就是能够完整的预估盈亏赚多少毛利润或者赔多少?不能说国际快递还没发生就没有费用,不能让我们看订单,不知道他是走海运还是走快递?价格是预估的,初期是预估的,就像我们接受客户下订单一样的,本来就是预估的,这有助于我们建立完整的预算观念。请大家注意。

通常,这里的项目会有大货,国内物流,国际物流,包装材料费,商品检验费等等。

下面是我们需要完善订单数据:


确认订单归属哪边;
业务分组;
结案日期,必须要预估计划的一个日期。

准备写邮件申请下单付工厂钱之前,订单系统中要完成下面:

必准备好录入到系统,以作记录,对公司和工厂都是一个保证。当然也有特殊情况,比如大货是直接在网上买的现货,没有准确的美工图,可以截取产品图片和购买凭证信息截取进来,以作记录。

成本的数据填写,其中要注意的是:

而这个最重要的提示是所有成本都是正确的,但是一算出来,明显是亏的话,那我们还能做吗?不要因为收了客户的钱,就必须的做吗?我们是否有把钱退还给客户的勇气。

总之,尽早处理还有补救的机会。

行销人员表示该询盘是哪边来的,就填哪边; 业务人员,采购人员,跟单人员和厂商开发人都要明确写出来。

其中提成比率是根据角色不同,合作方式不同,相应的比率有所不同。


  出货前给客户看大货图,出状况还可以补救,或到了国外客户再有意见就没机会补救了。

以上内容基本上就是下单申请要明白和填写的数据资料,请大家在操作订单的时候务必填写好,养成一个好习惯。


以上这些帖子都是作者日常生活中的笔记,以及平时内部员工培训使用的,所以拿出来到互联网上面分享不太花时间。

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